Surat Resmi
A.
Pengertian
Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang dibuat oleh suatu organisasi,
lembaga, atau instansi tertentu dan ditujukan untuk organisasi, lembaga maupun instansi
tertentu lainnya serta keberadaan organisasi, lembaga dan instansi tersebut telah
sah di mata hukum.
Ciri-ciri surat resmi:
1.
Menggunakan
kop suratapabiladikeluarkanorganisasi
2.
Ada
nomorsurat, lampiran, danperihal
3.
Menggunakansalampembukadanpenutup
yang lazim
4.
Penggunaanragambahasaresmi
5.
Menyertakan
cap ataustempeldarilembagaresmi
6.
Ada
aturan format baku
B. Bagian-Bagian Surat Resmi
1)
Kepala
atau Kop Surat
Kepala surat umumnya mencantumkan identitas lembaga organisasi yang terdiri atas:
a. Logo atau lambing lembaga atau perusahaan, organisasi.
b. Nama lembaga/instansi, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
c. Alamat lembaga/instansi, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil.
d. Nomor telepon, teleks, faximile.
Khusus untuk surat perusahaan dapat ditambahkan macam usaha, bidang kegiatan,
nomor izin usaha.
2)
Fungsi Kepala Surat
a. Mengetahui nama dan alamat kantor lembaga.
b. Menginformasikan bidang usaha, jenis kegiatan
c. Alat promosi.
3)
Nomor
Surat
Surat resmi yang mewakili suatu organisasi, lembaga atau perusahaan
pada umumnya menggunakan nomor dan kode tertentu.
Penomoran surat itu berguna untuk:
a)
Memudahkan
pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan.
b)
Mengetahui
jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau
perusahaan.
c)
Memudahkan
pengklasifikasian surat berdasarkan isinya.
d)
Penunjukkan
secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
Secara umum rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut,
kode, bulan, dan tahun pembuatan surat. Nomor urut menggunakan angka Arab, kode
bervariasi, bulan dengan angka Romawi dan tahun ditulis utuh dan dapat ditulis dua
angka belakangnya saja. Penempatan nomor surat isesuaikan degan bentuk dan sistem penulisanya yaitu:
a)
Diletakkan
disebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal.
b)
Diletakkan
dibawah judul untuk surat berjudul
4)
Tanggal
Penulisan Surat
Cara penulisan tanggal untuk surat pribadi atau yang berasal
dari perorangan, tanggal sebaiknya didahului dengan penulisan alamat atau nama kota
pengirim surat. Sedangkan untuk kertas berkepala tidak perlu mencantumkan alamat
atau nama kota, karena hal itu sudah tercantum dalam kepala surat. Penulisan tanggal
selalu diikuti dengan nama bulan dan tahun.
5)
Lampiran
yang disertakan
Pengiriman surat yang disertai lampiran dokumen disebut dalam
isis urat. Penulisannya dibawah nomor surat disebutkan jumlah lembar, eksemplar
atau cukup satu berkas. Penulisan jumlah ditulis dengan huruf kalau jumlah kurang
dari sepuluh.
6)
Hal
atau Perihal
Hal atau perihal berfungsi untuk member petunjuk kepada pembaca
tentang pokok dalam surat. Hal atau perihal sama dengan judul pada surat berjudul.
Beberapa hal teknik penulisan yang harus diperhatikan :
a)
Hal
atau perihal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, kecuali untuk judul
surat berjudul.
b)
Hal
ditulis dengan huruf capital pada huruf pertama kata utamanya. Kata tugas ditulis
dengan huruf kecil.
c)
Pada
akhir perihal tidak menggunakan tanda titik karena perihal bukan kalimat
7)
Alamat
Tujuan
Alamat tujuan terdapat dalam dua tempat. Pertama, ditulis disampul
surat. Kedua, alamat yang ditulis pada lembar kertas surat. Alamat yang ditulis
pada sampul biasanya harus lengkap. Sedangkan pada lembar kertas surat dapat tidak
selengkap alamat yang tertulis pada sampul. Hal-hal penting yang harus diperhatikan
dalam penulisan alamat tujuan adalah:
a)
Kata
kepada tidak wajib dipakai, karena mengandung unsure kemubaziran
b)
Ungkapan
”Yang terhormat” atau singkatannya ”Yth.” Dipakai untuk :
· Menghormati orang atau pihak yang
dikirim surat. Misalnya atasan, teman, kolega atau relasi kerja.
· Menghormati pihak yang dituju dalam kedudukannya
sebagai pejabat suatu lembaga, organisasi atau perusahaan. Ungkapan ”Yang
terhormat” atau ”Yth.” Tidak perlu dipakai apabila alamat yang dituju tidak menyebutkan
nama atau jabatan seseorang.
c)
Sebutan
”Bapak”, ”Ibu”, atau ”Sdr.” Hanya dipergunakan apabila diikuti nama orang.
Kata-kata sebutan tersebut tidak perlu digunakan apabila pihak yang dituju adalah
lembaga atau jabatan tertentu.
Contoh 1)
Yth.
Direktur Astri Budi Luhur
Jalan
Cileduk Raya, Petukangan Utara
Jakarta Selatan
Contoh 2)
Yth.
Ibu H. Siti Aisyiah, S.H. Wakil Ketua Pimpinan Pusat Aisyiah
Jalan
Menteng Raya No.62
Jakarta
Pusat
Contoh 3)
PT
Global Sarana Komputindo
JalanPemuda
No. 55 Medan 15320
Sumatera
Utara
d)
Pada
akhir setiap baris, termasuk baris terakhir tidak diperlukan tanda titik,
kecuali apabila digunakan singkatan.
e)
Tanda-tanda
baca, seperti garis bawah, huruf kapital yang mencolok, yang tidak bermanfaat sebaiknya
tidak digunakan.
f)
Kode
pos sangat dianjurkan untuk ditulis karena akan membantu petugaspos dalam mengirimkan
surat tersebut (terutama bila dikirimkan melalui Perum Pos dan Giro).
8)
Salam
Pembuka
Salam pembuka berguna untuk menbuka pembicaraan dalam surat secara
adab. Akan tetapi, surat yang tidak menggunakan salam pembuka pun tidaklah salah.
Biasanya salam pembuka digunakan untuksurat-surat yang berisi berita.
9)
Isi
Surat
Sebagaimana karangan yang lain, surat yang baik terdiri atas
tiga bagian penting, yaitu bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup.
a)
Bagian
Pembuka
Bagian pembuka berguna sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera
mengetahui berita pokok yang akan disampaikan melalui surat tersebut. Dalam bagian
pembuka sudah harus disebutkan inti masalah yang akan disampaikan kepada pihak
yang dimaksud.
b)
Bagian
Inti
Bagian inti surat adalah bagian yang berisi maksud utama pengiriman
surat. Kecuali surat pengantar, maksud utama pengiriman surat yang sudah disinggung
pada bagian pembuka ditegaskan kembali atau dijelaskan lebih lanjut pada bagian
inti.
c)
Bagian
Penutup
Bagian penutup merupakan penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan
terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang
ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Bagian penutup hendaknya singkat,
tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara berlebihan.
10)
Salam
Penutup
Salam penutup digunakan untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi.
Walaupun salam penutup ini sangat baik digunakan, tetapi tidaklah berarti semua
surat wajib menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat-surat
berita.
11)
Tanda
Tangan dan Nama Penanggung Jawab
Dalam korespondensi Indonesia, penandatangan surat adalah
orang yang namanya tercantum dalam surat itu. Pencantuman nama seseorang dan hak
untuk menandatanganinya tentu didasarkan atas kewenangannya dan jabatannya.
Apabila penandatangan surat itu diwakilkan kepada orang lain, maka harus disebutkan
sebagai atas nama dan nama penandatangan ditulis jelas di bawahnya. Tidak boleh
nama yang tercantum lain dengan penandatangannya.
12)
Tembusan
Tembusan digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui
isi surat tersebut.
inilah informasi dari kami.
